DOT Compliance

La transportación es una de las industrias más reguladas en los Estados Unidos. Las regulaciones federales le afectaran si es una empresa con miles de conductores, o si es un propietario-operador con un solo camión. Tiene que cumplir con las regulaciones en cuanto reciba su autoridad operativa.

Seguir en cumplimiento es tan importante como dar buen mantenimiento a su vehículo y encontrar mercancía para cargar. Este libro electrónico le enseñara como seguir en cumplimiento con DOT y le ayudara a decidir si usted tiene tiempo para administrarlo usted mismo, o si tiene que contratar a un proveedor de servicios para ese aspecto de su negocio. Si usted decide contratar un servicio de cumplimiento, este libro electrónico le ayudara con algunas de las preguntas de regulaciones y seguridad para maximizar el valor de su dinero.

Nuevos Operadores: Bajo vigilancia estricta  

La Administración Federal de Seguridad de Autotransporte (FMCSA) ha publicado una lista de 14 violaciones que resultaran en el fracaso inmediato de una auditoria de seguro para los nuevos operadores. 

La FMCSA cree que los estándares elevados mejoran la habilidad de la agencia para identificar los nuevos operadores en riesgo y asegurar que las deficiencias en la administración de control de seguridad básica sean corregidas antes de que se conceda al nuevo operador la registración permanente. 

En adición a la FMCSA y el DOT, también podrá ser responsable ante OSHA, el departamento de labor, o la administración de materiales peligrosos en su forma de operación. 

CHAPTER 1: 7 hábitos de transportistas exitosos 

Como la mayoría de las cosas que valen la pena en la vida, ser un transportista independiente es difícil, pero a la vez gratificante. 

Primero, las buenas noticias: usted es su propio jefe, las tarifas son competitivas, y hay mucha mercancía disponible para cargar. 

Por otro lado, su camión es caro y requiere mucho mantenimiento. A veces, su flujo monetario es impredecible. Esto puede hacer que el mantenimiento de su camión sea mas difícil que lo esperado. No es sorprendente que los consultores que siguen estas cosas dicen que hay 1 de 10 empresarios nuevos empezando hoy mpresarios nuevos empezando hoy. 

Para ayudarle a vencer estos retos, hemos recopilado algunos de los mejores consejos que hemos escuchado de los transportistas. 

¡Descargue nuestro libro electrónico gratuito sobre los 7 hábitos de los transportistas exitosos ahora!

¿Quién regula a los camioneros? 

La FMCSA es la agencia federal responsable para la redacción y la aplicación de las regulaciones de transporte, y es una división del Departamento de Transportación (DOT). La FMCSA instituyó el programa de cumplimiento, seguridad, y responsabilidad (CSA). También establecieron BASIC, que se encarga del análisis de comportamiento y el mejoramiento de seguridad. La FMCSA también instituyo reglas especiales para los transportistas que cargan materiales peligrosos, los ciclos de la administración de seguro (SMC) y los procedimientos de las evaluaciones de empleos previos. 

Todas estas siglas pueden ser confusas, pero son cruciales para su éxito. Si usted administra solo una parte de su negocio bien, pero no está en cumplimiento de las regulaciones, no tendrá un negocio exitoso. 

Usted puede recibir su número do MC rápidamente, pero no podrá operar hasta que reciba su autorización para operar. Generalmente toma de una a tres semanas, suponiendo que todo su papeleo este en orden y entregado de forma oportuna. Este es el proceso: 

  1. FMCSA le da su número de MC 
  2. Su número de MC es publicado en el registro de la FMCSA 
  3. El periodo de 14 días para quejas empieza cuando su número de MC sea publicado. 
  4. Entregue su aseguranza (de su compañía de seguro) y su BOC-3 (usted mismo lo puede entregar, o un proveedor de servicios de cumplimiento) 
  5. Reciba su autorización para operar después de que se finalizen los archivos y cuando se acabe el periodo de quejas. 
  6. Prepárese para su auditoria de nuevo operador de el DOT. 

Según las estadísticas, el día 14 del periodo de quejas de 14 días es el día optimo y más pronto para comprar el seguro. Si usted lo compra más temprano, podrá estar pagando por una aseguranza que ni siquiera puede usar porque todavía no tiene su autoridad operativa. Usted podrá estar activo en el día 21. Esto lo le provee 7 días para comprar su seguro. 

La FMCSA realizara una auditoria de seguridad para un nuevo operador entre los primeros 12 meses de operación para determinar si el transportista está usando los controles básicos de seguridad. Si el nuevo operador pasa la auditoria, el/ella retendrá su registración de nuevo operador, pero todavía será sujeto al sistema de supervisión de seguridad para los nuevos operadores hasta el fin del periodo de 18 meses. Esto también le da registración permanente si el/ella completa el periodo de supervisión exitosamente. 

CHAPTER 2: Los primeros 90 días

Si el primer paso a la victoria es reconocer al enemigo, entonces su mayor enemigo es el mantenimiento mediocre de los registros. Si usted quiere pasar su auditoria de nuevo operador, mantenga sus registros correctamente desde el primer día. Algunos requerimientos reguladores tienen que estar implementados en los primeros 30 días de operación. Esto incluye: 

  • Pólizas de drogas y alcohol 
  • Prueba de drogas de empleo previo 
  • Prueba de drogas al azar 
  • Archivos de calificación de conductor (DQ) 
  • Entrenamiento de sospecha razonable para los supervisores (solamente si usted supervisa a conductores) 

Cree un plan de cumplimiento 

Escriba su plan de cumplimiento como su plan de negocio. Si no tiene un plan de negocio, la administración de pequeños negocios (Small Business Administration) tiene información para ayudarle a crear uno. La asistencia para crear su plan de cumplimiento se puede encontrar en el sitio web de la FMCSA. Ahí encontrara una lista de requisitos, una guía educacional y técnica, y una sección de las preguntas más frecuentes. 

Nuevos operadores están en un periodo de prueba estricto del DOT y la FMCSA por los primeros 18 meses y tienen límites de operación. La FMCSA cree que las reglas estrictas podrán prevenir aproximadamente 39,929 choques en un periodo de 10 años. Las reglas de la FMCSA afectaran a 40,000 transportistas motorizados anualmente. Adicionalmente, esto producirá un ahorro de $3.778 billones en los costos médicos, servicios de emergencia, y daños de propiedad. También, esto reducirá los costos indirectos, incluyendo la perdida de producción y la reducción de la calidad de vida. 

Es importante mantenerse informado al corriente de las regulaciones publicadas en el sitio web de la FMCSA. Debe saber las regulaciones de su estado, y las regulaciones de los estados en los cuales va a conducir. 

Si usted descubre que las regulaciones son difíciles para seguir, tal vez usted querrá emplear a una compañía de cumplimiento con DOT experimentada para ayudarle. 

CHAPTER 3: Lección de historia

SafeStat, fue desarrollado en medio de los años noventa, era el sistema antiguo para la medida del rendimiento de seguridad. En el 2008, la FMCSA expandió el modelo y empezó a probar la iniciativa de cumplimiento, seguridad y la responsabilidad (CSA). Esto incluyo una nueva herramienta para medir la seguridad individual de transportistas motorizados. Esto se conoció como el sistema de medidas de seguridad (SMS). CSA reemplazó SafeStat en Diciembre del 2010 y se convirtió 

el nuevo sistema y programa nacional para el mejoramiento de las calles para los transportistas motorizados y también para el publico. 

Revise BASIC 

Las violaciones de seguridad le pueden parar en el camino como si fuera un camión con el motor dañado. A diferencia de las fallas de motor, se podrá demorar más tiempo para resolver las violaciones de cumplimiento. Para arreglar una violación de seguridad, es posible que se involucren tres o más entidades federales o estatales del gobierno. 

Adicionalmente, a diferencia de los problemas de mantenimiento que requieren reparaciones claras, una entidad regulatoria del gobierno podrá necesitar una llave inglesa, mientras que la otra podría necesitar un martillo. 

No es raro que le pongan en un estatus de “fuera de servicio” mientras se resuelven las violaciones de cumplimiento. Una manera de evitar esto es respondiendo a cualquier correspondencia de la FMCSA en el momento que la reciba. Si usted está conduciendo, es importante tener a alguien que pueda revisar su buzón de correo frecuentemente y notificarlo si recibe una correspondencia de la FMCSA. 

Una buena herramienta para tener es memorizar las siete áreas del escrutinio de DOT que se conocen como BASIC (El análisis del comportamiento y las categorías de mejoramiento de seguridad) El DOT le requerirá que tenga las pólizas listas, y que documente cualquier asunto con relación a: 

  • Manejando peligrosamente 
  • Horas de servicio 
  • Sustancias controladas y alcohol 
  • Mantenimiento de vehículo 
  • La forma física del conductor 
  • Indicador de choques 
  • Materiales peligrosos 

CHAPTER 4: Aprobada, o Reprobada

Los nuevos requerimientos de CSA dictan como usted será calificado continuamente. Sus puntuaciones de BASIC afectaran a su habilidad para operar, ofrecer servicios para negocios en el futuro, y mantener su sustento. 

Ejemplo: La compañía ABC opera a 4 unidades de poder y tuvo 4 inspecciones al lado de la carretera. De las 4 inspecciones, 2 de las unidades recibieron violaciones de suspensión de servicios (OOS). Ahora, la compañía ABC esta calificada fuera de el umbral de 50% de BASIC para las violaciones de suspensión de servicio. El DOT realizara una investigación fuera de sitio, o en sitio. Es posible que no le manden una carta de aviso previa. Asegúrese de revisar su puntaje de BASIC periódicamente — su sustento depende de esto.

Como será calificado 

La auditoría del DOT para los nuevos operadores es aprobada, o reprobada. El oficial de auditoria determinara si usted ha aplicado los elementos esenciales de seguridad básica a su negocio y lo calificara de acuerdo con a la auditoria. En la siguiente página, encontrara ejemplos de las violaciones de BASIC. 

Si el conductor es un propietario-operador operando bajo su propia autoridad operativa, es responsabilidad de el/ella que este en conformidad con el DOT. Los propietarios-operadores están permitidos a dirigir ellos mismo y administrar sus propios requisitos de cumplimiento. 

Si el propietario-operador creatiene un contrato de arrendamiento con una compañía de transportación, esa compañía será responsable de verificar que el transportista tiene todas sus credenciales de operación de DOT (licencia y tarjeta de salud) y que se mantienen al corriente. También serán responsables por realizar revisiones anuales. 

Si usted emplea a conductores, usted será responsable de asegurarse de que ellos estén cumpliendo con las regulaciones. Asegúrese de que los registros de conducir, o sus requisitos de conductor (DQ) estén al corriente. Nosotros cubriremos más en como emplear a los conductores que cumplen con las regulaciones en el capítulo 6. 

¿Qué es lo que pasa cuando un transportista motorizado falla a una auditoria de DOT? Al final de su auditoria con DOT, el auditor revisará su puntaje y discutirá sobre las deficiencias de tiempo. El puntaje se basa en la severidad. Si el total de puntos indica que usted no ha pasado la auditoria, el auditor debe proveer instrucciones inmediatamente para corregirlas. También podrá recibir los resultados por correo electrónico o por correo normal. Típicamente, se le dará 30 días al conductor para someter un plan de medidas correctivas. Recuerde, entre esos 30 días tendrá que dar tiempo adecuado a la FMCSA para recibir y revisar su plan de medidas correctivas (CAP) antes de que puedan determinar algo antes de la fecha límite. Un CAP es la única manera que usted tiene para responder a las deficiencias descubiertas durante la auditoria de un nuevo operador de DOT. 

Los CAPs son específicas. Sera proveído con un resumen detallado en cómo preparar su CAP. Dependiendo de la severidad, el transportista motorizado podrá aceptar asistencia para crear y someter su CAP de un proveedor profesional. 

CHAPTER 5: Basic Violations

Manejado peligrosamente La operación de los vehículos motorizados comerciales (CMV) de manera peligrosa o descuidada. Esto incluye el exceso de velocidad, manejando imprudentemente, el cambio de carril impropio, la desatención, y por no ponerse el cinturón. (FMCSR parte 292 y 397) 

Cumplimiento de Horas de Servicio (HOS): Las violaciones de regulaciones que pertenecen a los registros de estado de servicio (RODS) que involucran los requerimientos de horas de servicio y el control de la fatiga de conductores. Nueva regla: Los dispositivos de registro electrónico son obligatorios desde el 17 de diciembre del 2017. Las horas de servicio, los registros de estado de servicio and operando un vehículo motorizado comercial cuando este enfermo o fatigado. Mientras la policía está revisando su licencia, diarios, identificación etc., también está revisando si usted esta fatigado o bajo la influencia de algo. (FMCSR partes 392 & 395) 

La Forma Física del Conductor: Asegurarse de que los vehículos motorizados comerciales son operados por conductores calificados para trabajar. Esto incluye entrenamiento apropiado, experiencia, y calificaciones médicas. Los conductores deben tener las licencias apropiadas y ser medicamente calificados para trabajar. Los conductores deben obtener su examen físico de un examinador medico en el registro nacional de examinadores médicos. Los conductores que tienen una licencia de conducir comercial (CDL) tiene que unir su tarjeta medica con su licencia, o ellos serán descalificados. 

Sustancias Controladas/Alcohol: La operación de los vehículos motorizados comerciales por los conductores bajo la influencia del alcohol, drogas ilícitas, o el mal uso de medicaciones de prescripción o sin receta. Uso o posesión de sustancias controladas y/o alcohol. Solo será requerido a tener entrenamiento de sospecha razonable para los supervisores si usted va a supervisar a otros conductores. 

Mantenimiento de Vehículo: Failure to properly maintain a CMV and/or properly prevent shifting loads. Never operate unsafe equipment. Load securement is partof vehicle maintenance. Includes BLTs (brakes, lights, and tires). Inspectors look closely for mechanical defects, failure to make necessary repairs/replacements, and improper load securement. (FMCSR Parts 392, 393 & 396) 

Cumplimiento con los Materiales Peligrosos (HM): El manejo descuidado de materiales peligrosos con vehículos motorizados comerciales. Esto incluye el descargo de materiales peligroso, el embalaje, el etiquetaje, el letrero, el plan de emergencia, y entrenamiento apropiado. El embalaje invalido, la falta de registros de envió, la falta de letreros donde se requiere, los procedimientos para el plan de emergencia, conocimiento general y el entrenamiento de seguridad. ¿Tiene usted un plan de seguridad escrito? 

Indicador de Choques: Historia o patrones de involucramiento con los choques, incluyendo la frecuencia y severidad. Basada en la información reportada por el estado. Usted es requerido a mantener un registro de choques de DOT. No importa si tuvo choques previos. 

CHAPTER 6: En papel vs. Electrónicamente 

Una de las responsabilidades mas frustrantes para los nuevos operadores es desarrollar el habito de mantener y llenar su diario cada día. En papel, o electrónicamente, escoja la manera mas cómoda para usted. Las dos pueden completar el trabajo. 

VS. 

Registros claros y oportunos 

La mejor manera de controlar su papeleo para que no se acumule al fin del mes es dedicar un tiempo cada día para hacerlo. El papeleo debe ser organizado por fecha/viaje. 

¿Alguna vez ha tratado de acordarse de una película que vio la semana o el mes pasado? ¿Cuántos de los detalles se le olvido? Olvidando de anotar la distancia que viaje o el número de horas que ha trabajado le podrá costar su licencia. Manteniendo sus registros al corriente solo le demora pocos minutos cada día, pero esos minutos le ahorraran horas cuando tiene que producir los registros para una auditoria del DOT. Algunos registros requieren que usted los mantenga por un tiempo específico. No cumplir con esto puede resultar en violaciones con penalidades civiles. Haga costumbre de anotar todo al momento que pasa. 

La ley federal requiere que los conductores mantengan un diario al corriente y preciso en su vehículo en todo momento. Los oficiales de la ley pueden pedir por estos documentos en cualquier momento. Los diarios deben contener las horas manejadas, los descansos, y el tiempo que usted estuvo en el dormitorio en los últimos 7 días. La mejor manera para probar que usted está cumpliendo con las regulaciones es asegurarse de que este anotando sus actividades de cumplimiento. 

Nueva regla sobre los dispositivos de registro electrónicos (ELD) 

Los dispositivos de registro electrónicos serán requeridos para la mayoría de los vehículos motorizados comerciales desde el 17 de diciembre de el 2017. 

Si usted esta actualmente usando una aplicación móvil, asegúrese de que pueda imprimir los registros de conducir a pedido. Una impresora en su cabina es suficiente. No importa que sistema usted esta usando; Los policías tienen que ver un seguimiento de el trabajo que ha hecho en los ultimas 7 días, y cuanto tiempo le queda para conducir hoy. 

Cambios recientes a las horas de servicio (HOS) han suspendido el periodo de 34 horas para 

consecutive periods between 1 & 5 until the FMCSA provides Congress supporting documentation of improved highway and lower driver fatigue. You are still required to take your 30-minute break within eight hours of coming on duty. 

¿Tiene usted una póliza y procedimiento para las horas de servicio?

CHAPTER 7: Donde duele 

Violaciones de las nuevas reglas de horas de servicios (HOS) podrán costar a una compañía $11,000 por cada violación. También le podrá costar $2,750 a los conductores individualmente por cada infracción. 

Hire Compliant Drivers 

Como un propietario-operador, usted es responsable por el cumplimiento de las regulaciones de sus empleados. Usted puede ser penalizado por permitir que un conductor no calificado trabaje. Es requerido que usted haga un chequeo de antecedentes por tres años de todos sus empleados. (Incluso el historial de los empleos anteriores e historial de drogas/alcohol.) También tiene que proveer evidencia escrita de las verificaciones que obtenga. 

Usted tiene que memorizar y documentar sus trámites. La base de datos de seguridad y de registros electrónicos (SAFER) tiene información sobre las violaciones recientes de CSA. Visite la base de datos de SAFER y use su número de MC o su número de DOT para revisar un reporte. Antes de emplear a alguien, haga una investigación. 

La auditoría requiere que usted obtenga el registro de conducción de vehículos motorizados (MVR) del conductor. Si usted quiere obtener una copia del historial de manejo de otra persona, ese individuo tiene que firmar una forma de consentimiento para poder obtener una copia. Los historiales de manejo se pueden comprar en línea por medio del departamento de registros según el estado de domicilio de ese individuo. 

Asegúrese que sus conductores entiendan la importancia de mantenerse en cumplimiento con el DOT. Dedique tiempo para entrenarlos en sus procedimientos para que su papeleo sea claro y constante. Recuerde, que manteniendo el papeleo al corriente y teniendo un entrenamiento apropiado puede ser un salvavidas en tiempos malos, o en el momento de una auditoria o inspección del DOT. 

DOT requiere una póliza de empleo de conductores fiable. El empleo de conductores es una de las decisiones más importantes que tomara. El rendimiento de un conductor (bueno o malo) se quedará en su puntaje de CSA por 24 meses. Los pleitos del empleo negligente están más altos que nunca. Realice los chequeos de antecedentes y haga decisiones de empleo sólidos. Asegúrese de que los prospectos tengan: 

  • Una licencia de conducir comercial (CDL) para su estado de domicilio 
  • Una tarjeta medica valida y al corriente 
  • Una prueba de drogas negativa 
  • Un registro de empleo previo sin violaciones de la seguridad. 
  • Una historia sin violaciones de drogas y alcohol 
  • Un registro de conducción de vehículos motorizados sin violaciones. 

El transportista motorizado debe tener resultados negativos de empleos previos antes de que el conductor pueda hacer algo que involucre la seguridad. 

CHAPTER 8: DO YOU KNOW YOUR COMPLIANCE  COST? 

Calcule el numero de horas que dedica usted y otros miembros de su familia en el cumplimiento — incluyendo el tiempo que dedica manteniendo registros y llenando formas requeridas sobre las regulaciones. Luego, calcule lo que usted podría ganar por cada hora si usted dedicara ese tiempo para administrar su negocio. Eso es su costo por hora por el cumplimiento. 

DIY vs. Buy 

Seguramente, usted entro a la industria de transportación para cargar mercancía y para proveer para su familia. Gastar tiempo conduciendo, encontrando la próxima carga, y manteniendo su camión podrá dejarle con tiempo limitado para documentar su cumplimiento con las reglas de la FMCSA y del DOT. 

Si usted no es un mecánico experto, usted probablemente empleara a un taller mecánico. Algunos propietarios-operadores compran un garaje para asegurarse de que ellos pueden controlar sus costos de mantenimiento y proveer ingresos adicionales. 

Igualmente, si no es un experto en el cumplimiento, tal vez querrá contratar a una compañía que le puede ayudar. Las reglas de la FMCSA y el DOT no son simples. Tienen la intención de cubrir toda la industria, pero hay tiempos cuando su situación particular no es clara. ¿Puede estar seguro de que ha tomado las decisiones correctas acerca de las regulaciones? En algunas áreas, DOT le permite decidir cuáles serán sus pólizas, ¿pero sabe usted lo que son? you know what they are? 

¿Muchas compañías dicen que ellos ofrecen estos servicios para usted, pero como decide usted si es bueno contratarlos? Haga muchas preguntas antes de escoger. ¿Son ellos acreditados? ¿Están tratando de venderle cosas que usted no necesita? ¿Tienen ellos un director de seguridad certificado en su equipo? 

Si usted sabe lo suficiente sobre las regulaciones de DOT y si es una persona que le gusta hacer las cosas por sí mismo, es posible que solamente necesite algo/alguien que le provea las formas. A lo contrario, si usted tiene poco tiempo, pero quiere hacer todo lo posible para pasar su auditoria de la seguridad, un proveedor de cumplimiento podrá ser la mejor decisión. Tome precauciones de cualquier manera, o su negocio podrá sufrir. 

CHAPTER 9: Warning Signs: Providers To Avoid 

Lamentablemente, muchos propietarios-operadores han sido engañados por las compañías que prometen que le guiaran en la auditoria de nuevos operadores de DOT, pero solamente se llevaron su dinero. 

Asegúrese de que usted conozca con quien está haciendo negocios. Las recomendaciones de la gente con quien usted confía es una de las mejores maneras para determinar un buen prospecto. Aquí hay algunas de las peores maneras que usan las firmas corruptas: 

  • Insinuando que están conectados con el DOT 
  • Usando el sello de DOT falsificado en las comunicaciones 
  • Amenazando la revocación de su Autoridad Operativa si no hace lo que ellos dicen 
  • Usando las tácticas de miedo de cualquier forma  
  • Cobrando precios caros por solo mandarle folletos o manuales de instrucción 
¿Es una buena opción para usted? 

Si usted maneja a una compañía de transporte de cualquier tamaño, usted probablemente esta bombardeado con ofertas de compañías que dicen que ofrecen servicios de cumplimiento más baratos y mejores que usted. Si usted ya ha calculado su costo por hora para el cumplimiento, usted podrá evaluar las ofertas de ellos. La cosa más importante de preguntar a cualquier compañía es: ¿Tienen ellos el conocimiento y la experiencia para ayudarle a usted con su auditoria de nuevo operador y mantenerle en conformidad por el resto del año? 

Conteste estas preguntas antes de firmar con un proveedor: 

  1. ¿Está haciendo el proveedor el trabajo por sí mismo, o le están dando un paquete de instrucciones solamente? Si está pagando a una compañía para administrar sus asuntos de cumplimiento, asegúrese de que ellos estén proveyendo los servicios. El transportista motorizado es responsable por el trabajo que hace el proveedor. 
  2. ¿El proveedor potencial le está vendiendo servicios innecesarios? Algunas compañías exigen entrenamiento que no es requerido para usted. ¿Puede usted pagar por algo que no necesita? 
  3. ¿Usted ha sido solamente avisado para tomar las clases en línea? Algunas clases en línea podrán tener valor, pero otras están anticuadas. Es posible que no tengan información al corriente sobre las regulaciones. ¿Realmente, usted tiene el tiempo para tomar clases en línea cuando necesita estar conduciendo? 

La verdad es, que las compañías que estén vendiendo paquetes de información y clases en línea no son socios verdaderos. Ellos solo le están proveyendo material que usted podrá encontrar fácilmente en línea. 

Busque a una compañía de cumplimiento experimentada que le puede ayudarle a mantener su conformidad con las regulaciones del gobierno, entregar formas, y guiarle por el proceso de la auditoria de DOT. Los mejores proveedores de servicios de cumplimiento también son los mejores socios. Ellos hacen el trabajo de cumplimiento para usted, para que pueda enfocarse en encontrar la próxima carga. 

Artículos Relacionados

es_MXES

¿Listo para empezar?