Parece que cada semana, otro agente o cargador se declara en quiebra. Como propietario de una empresa de transporte por carretera, es alarmante cuando estás haciendo el trabajo y no estás seguro de que tu cliente siga en activo a final de mes. ¿Cuáles son las mejores maneras de asegurarse de que le pagan rápidamente por el duro trabajo que hacen sus conductores? Eche un vistazo a algunos de los problemas que causan retrasos en los pagos y cómo abordarlos. Con las estrategias adecuadas, puede cobrar rápidamente por las entregas que realice.

¿Qué provoca los retrasos en los pagos?

Antes de plantearse cómo resolver los retrasos en los pagos, hay que analizar qué los provoca.

Corredores y transportistas con crédito débil

Antes de aceptar trabajar con un nuevo agente o transportista, ¿comprueba su historial crediticio? Debería hacerlo. Es necesario verificar que no tienen pagos pendientes o un historial de pagos atrasados. También ayuda hacer una búsqueda en Internet para ver si hay quejas de otras empresas de transporte esperando pagos que no llegan a tiempo.

Condiciones de pago perjudiciales

Cuando genera facturas, ¿cuáles son sus condiciones de pago neto? Algunas empresas de transporte eligen plazos de pago neto de 30, 60 o incluso 90 días. Si transportas una carga el 1 de abril y das a un agente o transportista un plazo neto de 60 días, tendrá dos meses para pagarte. ¿Puede permitirse esperar tanto? Si se declaran en quiebra dentro de un mes, ¿está usted dispuesto a asumir la pérdida o a luchar en los tribunales para conseguir el pago?

La mayoría de las empresas del sector del transporte por carretera utilizan plazos de 30 netos con descuentos por pronto pago. Ese descuento por pronto pago puede merecer la pena si significa recibir el dinero más rápido, pero hay mejores formas de cobrar rápidamente. Si ofrece un descuento de 10% por pronto pago, debería considerar servicios como factoring de carga con tasas muy inferiores a 10%.

Políticas de resolución de litigios

¿Cuál es su política de resolución de conflictos? Has entregado palés en perfecto estado, pero el cliente argumenta que la mercancía estaba dañada. Mientras trabajas con el cliente para resolver la disputa, no cobras. Tienes que asegurarte de que tu política no perjudica a tu cuenta de resultados.

También es importante que alguien se asegure de que las facturas que generas son correctas. Un solo número incorrecto puede dar lugar a litigios que lleven mucho tiempo. Merece la pena que alguien compruebe todas las facturas antes de enviarlas. Una factura incorrecta puede frustrar a los clientes y provocar la pérdida de negocio.

Métodos de pago a la antigua

¿Cómo le pagan sus clientes? ¿Sigue enviando facturas por correo o fax a sus clientes? ¿Exige que le envíen un cheque por correo? Es una pérdida de tiempo. Si tienes condiciones de pago de 30 netos, no necesariamente te pagarán en un mes, además de que el cheque puede tardar otra semana en pasar por el banco. 

Si el cheque es devuelto, se producen retrasos adicionales y usted se enfrenta a costosas comisiones por descubierto o cheque devuelto. Puedes intentar repercutirlas a tu cliente, pero no hay garantía de que recuperes ese dinero. Ha llegado el momento de buscar EBT y opciones de pago online con tarjeta de crédito. 

Procesos de facturación que ayudan a agilizar los pagos

Esos son los problemas que pueden retrasar los pagos, y una de las formas más fáciles de solucionarlos es incorporar prácticas de facturación racionalizadas. 

Debe crear una plantilla de factura que se utilice para todos sus clientes. Asegúrese de que incluye todo lo necesario, desde las tarifas, los gastos adicionales, los datos de la empresa y el número de conocimiento de embarque. Antes de enviarla, comprueba que no haya errores en la introducción de datos. Lo ideal es contar con un software de facturación que utilice IA para extraer información de un conocimiento de embarque y generar una factura estándar, lo que eliminará la mayoría de los errores.

Cuando los envíe, hágalo electrónicamente. Si puede, incluya un enlace o un botón que diga "Pague ahora" que facilite a su cliente hacer clic en un botón, enviar el pago y evitar tener que escribirle y enviarle un cheque por correo.

Haz un seguimiento de los clientes para asegurarte de que han recibido la factura. No tengas miedo de llamar unos días antes del vencimiento del pago y asegúrate de que no tienen preguntas o problemas. Si se retrasan un día, empieza a llamar para averiguar por qué no se ha remitido el pago. Mantenga la calma al hacer estas llamadas. Una actitud airada y acusadora no ayudará a conseguir un pago atrasado.

Servicios y herramientas para cobrar más rápido

Muchos servicios y herramientas le garantizan que cobrará rápidamente. El más importante es el factoring de carga. Se trata de un servicio por el que vendes tus facturas a un tercero para obtener un pago inmediato. Hay una comisión que reducirá la cantidad que te paguen, y no suele ser superior a 5%. Una comisión de 5% es mucho mejor que tener que pagar a los empleados o las facturas con una tarjeta de crédito que cobra 15%, 20% o incluso 25% de intereses.

El factoring de carga tiene muchas ventajas:

  • Flujo de caja estable
  • Verificación gratuita del crédito de las empresas
  • Facturas generadas para que las cargue en su programa de contabilidad
  • Servicios adicionales como descuentos en combustible y verificación GPS Veri-Fast al recoger y entregar una carga.

Cualquier servicio tiene sus contras, y el factoring de carga no es diferente. Si un cliente no paga y usted ya ha cobrado por esa carga, podría ser responsable del reembolso del dinero que le adelantaron. Si tiene poco efectivo, es una molestia.

Sin embargo, el factoring sin recurso es una solución a ese problema. Si no le pagan porque su agente o transportista sufre dificultades financieras y se declara en quiebra o cierra, un acuerdo sin recurso le protege de tener que devolver el dinero.

Otro inconveniente es que algunas empresas exigen que se factorice cada carga que se realiza para un corredor o transportista. Si tiene clientes sólidos que siempre pagan pronto, puede que no quiera factorizar esas facturas. Asegúrese de que el especialista en factoraje de carga que elija le permita elegir las facturas que factoriza.

Hay que pagar una comisión por el factoring de fletes, pero no suele superar los 5%. Investigue y pregunte. Algunas empresas tienen comisiones ocultas que pueden no estar claras si no lees detenidamente los términos y condiciones. Tómese su tiempo para revisar detenidamente un contrato y no lo firme si no está de acuerdo con alguna de las comisiones o normas.

Cuando firma un contrato de factoring de transporte de mercancías, es posible que le paguen 85%, 90%, 95%, etc. No siempre se recibe todo el importe por adelantado. La comisión se deduce del importe de la factura, y a usted se le paga un porcentaje del importe que se le adeuda. 

Una vez que tu cliente pague, el importe restante te será abonado a ti. Asegúrate de que estás de acuerdo con el pago parcial. Normalmente, cuanto menos te paguen por adelantado, menor será la comisión de factoring, pero varía de una empresa de factoring a otra.

TBS Factoring está preparado para ayudarle a cobrar rápidamente. Disponemos de herramientas que te ayudarán con la facturación, y siempre hay disponibles descuentos por gasolina. Hable con nuestros especialistas en factoring de transporte sobre las necesidades de su empresa, y le ofreceremos una solución que se adapte a sus necesidades.